Dış Ticaret İşlemlerinde Kullanılan Belgeler

İthalat ve ihracat işlemlerinin bir süreç içerisinde yapılabilmesi ancak çeşitli aşamalarda düzenlenecek belgeler ile mümkün olabilmektedir. Dış ticarette vesaik konusu üzerinde özel dikkat ve hassasiyet gösterilmesi gerekir. Çünkü vesaik, genel olarak ihracat işlemlerinde malın gümrükten çıkışını, ithalatta ise ürünün gümrükten girişini sağlayan yegâne araçtır. Bununla birlikte, ürününü anlaşma şartlarına göre gümrükleyerek yurt dışına çıkaran ihracatçı, vesaiki elinde tuttuğu sürece ürünü gümrükten çekemez. Dış ticaret işlemlerinde, vesaik, ürünü temsil eden belgeler olarak kabul edildiği için ürünün kendisi kadar önemlidir. Vesaik düzenlenmesinde yapılacak hatalar, malın ihraç gümrüğünden çıkarılamaması, ithal işlemlerinin yapılamaması, ihraç bedelinin ihracatçıya ödenememesi gibi önemli sorunlar yaratabilir. Dış ticarette kullanılan belgeler dört başlıkta belirtilebilir.

1. Ticari Belgeler

Ticari belgeler genellikle dış ticarete konu olan mal veya hizmet alım-satım işleminin temelini teşkil eden faturalardır. Dış ticaret işlemlerinde normal ticari faturaların yanında farklı isimler altında başka türden isimlendirilmiş ve farklı işlev ve özelliklere sahip faturalar da kullanılmaktadır. İthalat-İhracat işlemlerinde fatura ibaresi ile karşımıza çıkacak dört ayrı belge bulunmaktadır.

1.1 Proforma Fatura (Proforma Invoice)

Dış ticarette ihracatçı firmanın bir teklif niteliğinde ithalatçı firmaya göndermiş olduğu, hiçbir ticari niteliği olmayan, ihracatçının ürününün özelliklerini ithalatçıya bildirmesine yarayan belgedir. Tasarımı ve görünümü itibari ile normal ticari faturalardan farklı olmayan proforma faturalar teklif mektubu olarak değerlendirilebilir. Proforma faturalar ile ticari kayıt, gümrükleme işlemi vb. resmi işlemler yapılması söz konusu değildir.

Proforma faturalar ithalatçı tarafından akreditif açılması aşamasında kullanılmaktadır. İthalatçı, ihracatçının kendisine göndermiş olduğu proforma faturayı akreditifi açacak olan Amir Bankaya ibraz ederek küşat mektubunun hazırlanmasını sağlar. Ayrıca numune eşya göndermede de proforma fatura kullanılır.

1.2. Ticari Fatura (Commercial Invoice)

İthalat ve ihracat işlemine konu olan malın satış sözleşmesi çerçevesinde nihai satış işlemi gerçekleştirildikten sonra ihracatçı tarafından düzenlenen belgedir. Dış ticaret işlemlerinde asıl olan belge ticari faturadır. Akreditif işlemlerinde ticari faturaların mutlaka akreditif şartlarına göre düzenlenmesi gereklidir. Aksi takdirde akreditifin rezervi yoluna gidilebileceği gibi, söz konusu faturanın da orijinal fatura olarak işlem görmesi engellenmiş olur.

1.3. Konsolosluk Faturası (Consulate Invoice)

Bazı ülkelerin ithalat mevzuatları (genelde Arap ve Güney Amerika ülkeleri) ihracatçı tarafından hazırlanan Kesin Satış Faturasının (ticari fatura) ihracatçının ülkesindeki kendi Ticari Ataşelikleri tarafından da onaylanmasını isterler. Bu tür faturalar Konsolosluk Faturaları olarak adlandırılır. Bu fatura ile malın menşei ve ihraç ülkesi belgelendiği gibi malın ihraç fiyatının cari piyasa fiyatına uygunluğu da ithal ülkesi Konsolosluğu tarafından kontrol edilmiş olmaktadır.

Konsolosluk faturaları, ithalatçı ülke mevzuatına göre, fiyat kontrolü, gerçekten o ülkeden gelip gelmediğinin incelenmesi, ithalatçı ve ihracatçının anlaşarak ülke dışına döviz çıkarmalarının önlenmesi vb. nedenlerle gümrük formalitelerinin yerine getirilmesi için ihracatçıdan talep edilen belgelerdendir.

1.4. Navlun Faturası (Freight Invoice) 

Satış sözleşmesinde navlun bedelinin ihracatçı tarafından ödenmesi şartı yer alıyorsa, konşimentoya “navlun peşin ödenmiştir” ibaresinin yazılması gerekmektedir. Konşimento üzerinde bazen bu ibarenin bulunmaması ve konşimentodan navlunun ödendiğine dair bir anlam çıkarılamaması halinde ek bir belge olarak ödenen navlunu gösteren faturanın ilgili mercilere ibrazı gerekebilmektedir. Bu amaçla düzenlenen faturaya navlun faturası denir.

2.Sevk Belgeleri

En geniş tanımı ile ihracata ve ithalata konu olacak ürünün nakliyeciye teslim edilerek yüklendiğini gösteren ve varış yerine gönderilme esaslarını içeren nakliyeci tarafından düzenlenen belgelerdir. Sevk belgelerinin üç önemli özelliği vardır.

- Nakliyeci ile gönderici yani ihracatçı arasında akdedilen bir tür sözleşme niteliğindedir.
- Malların nakliyeci tarafından satın alındığını ve varış yerine kadar götürülmek üzere yola çıkarıldığını gösteren bir belgedir. 
- Sevk belgeleri birer kıymetli evrak niteliğindedir. Bu özellikleri ile ciro edilebilmeleri ve elden ele dolaşabilmeleri mümkündür.

2.1. Konşimento (Bill of Lading)

Malın taşıma şirketine satış sözleşmesinde belirtilen esaslar çerçevesinde teslim edildiğini, gemiye yüklendiğini ve ithalatçıya gönderilmek üzere yola çıkarıldığını gösteren bir taşıma belgesi olup, denizyolu ile taşımada kullanılmaktadır. Ancak, hava ve kara yolu ile yapılan taşımalarda kullanılan diğer taşıma belgeleri için de piyasa uygulamalarında zaman zaman genel bir ifade olarak konşimento tabiri kullanılmaktadır ki buna şaşırılmamalıdır.

Uygulamada pek çok çeşidi ile karşılaşılmaktadır ki, bunlar arasında; Yükleme Konşimentosu, Tesellüm Konşimentosu, Temiz Konşimentosu, Kirli Konşimentosu, Şartlı Konşimento, Kombine Taşıma Konşimentosu vb. Konşimentolar düzenleniş şekline göre, emre veya nama yazılı olabilmektedir.

2.2. Taşıma Senetleri (Waybills)

Denizyolu taşımacılığı dışında, havayolu, demiryolu ve karayolu ile yapılan taşımalar sırasında düzenlenen taşıma belgelerine verilen genel isimdir. Bunların denizyolu konşimentolarından farkı; malın mülkiyetini temsil etmemesi ve ciro ile devirlerinin mümkün olmamasıdır. Dolayısıyla taşımacı bu belge ile malı rehin tutma hakkına sahip değildir. Dış ticaret işlemlerinde kullanılan başlıca taşıma senetleri;

- Havayolu Taşıma Senedi (Airwaybill)
- Demiryolu Taşıma Senedi (Rail Consignment Note)
- Karayolu Taşıma Senedi (CNR/Consignment Note)

2.3.FIATA Taşıma Senetleri

Uluslararası Taşıma Acenteleri Birlikleri Federasyonu’na üye olan taşıma şirketlerinin düzenlediği belgelere verilen genel isimdir. Taşıma şirketi, malları ismi belirtilen alıcıya teslim edilmek üzere alır ve karşılığında bu belgeyi düzenleyerek orijinal nüshayı ihracatçıya ya da yükleticiye verir. Malların alıcıya teslimi veya taşımanın değiştirilmesi, iptali vb. işlemler için bu nüshanın taşıma şirketine ibrazı gerekmektedir.

2.4. Diğer Taşıma Belgeleri

2.4.1. Nakliyeci Makbuzu (Forwarder’s Receipt)

Nakliye komisyoncularının bağlı oldukları şirket adına düzenledikleri taşıma belgesine verilen isimdir. Bu makbuzlar kıymetli evrak niteliğinde olmayıp, ciro ile devredilmeleri mümkün değildir.

2.4.2. Posta Makbuzu (Post Receipt) 

Dış ticaret konu olan malın posta yolu ile gönderilmesi halinde posta idaresinin düzenlemiş olduğu belgedir.

2.4.3. Dok Makbuzu (Dock Receipt)

Denizyolu ile mal taşınması söz konusu olduğu durumlarda, taşınacak malın teslim alınarak ilgili rıhtımda ambara alındığını gösterir nitelikteki bir tür tesellüm makbuzu özelliğindeki belgedir.

3.Sigorta Belgeleri

Günümüzde bir malın ülkeler arasında sigortasız dolaşımı mümkün değildir. Dış ticaret işlemlerinde yurt dışına gönderilen veya yurt dışında getirilen malların taşınma esnasında başına gelebilecek hasarlara karşı sigortalanması gerekmektedir. Satış sözleşmelerinde belirtilen teslim şekillerine göre ihracatçı veya ithalatçı firmaların üstleneceği bu sigorta işlemi esnasında sigorta şirketleri tarafında bazı belgeler düzenlenmektedir. Bunların başında sigorta poliçeleri gelmektedir.

3.1. Sigorta Poliçesi (Insurance Policy)

Sigorta poliçesi, malların taşınması sırasında uğrayabileceği zararlara karşı sigorta şirketi veya onun adına hareket eden acente, simsar veya sigorta komisyoncusu tarafından düzenlenen belgedir. İhracat-İthalat işlemlerine gerçek anlamda konu olan ve bu işlemlerde kabul gören başlıca belge sigorta poliçesidir. Çünkü nakliyeye konu olan malların gerçek anlamda sigortalanmış olduğunu gösterir.

Sigorta poliçesini elinde bulunduran kişi, söz konusu sigorta işlemine konu olan ihraç mallarının uğrayabileceği herhangi bir zararı sigorta şirketinden tazmin etmesini isteyebilir. Sigorta poliçesi ada, emre veya hamiline düzenlene bir tür kıymetli evrak niteliğindedir ve gerektiği zaman ciro ile devri mümkün olabilmektedir.

3.2. Sigorta Şehadetnamesi (Insurance Certificate)

Bir ana sigorta poliçesine atıf yaparak, malların sigortalandığını gösterir nitelikteki sigorta acenteleri tarafından düzenlenen sigorta belgeleridir. Dış ticaret işlemlerinde ana poliçe hükmünde işlem görmekte olan ve daha hızlı iş akışını temin eden bir belge olması nedeniyle sıklıkla karşılaşılan sigorta belgesidir. 

4. Dış Ticarette Kullanılan Diğer Belgeler

4.1. ATR Belgesi

Avrupa Birliği’ne üye olan herhangi bir ülkeden mal geldiği veya bu ülkelerden birine mal gönderildiği zaman düzenlenen belgedir. ATR belgesinin en önemli avantajı, ithalat esnasında gümrüğe ibraz edildiği takdirde, Avrupa Birliği ile yapılan anlaşma çerçevesinde, ithalatta gümrük vergisinin ödenmemesine imkân tanıyor olmasıdır.

4.2. EUR 1 Belgesi

EFTA Avrupa Serbest Ticaret Birliği’ne üye olan ülkelerden birine ait bir malın ihracı veya ithali esnasında düzenlenen ve ATR’de olduğu gibi ithalattaki gümrük vergisinin ödenmemesi avantajına imkân sağlayan bir belgedir. Son yasal düzenleme ile EUR 1 ve ATR düzenlendiği takdirde Menşe Şahadetnamesi düzenlenmesine gerek olmamaktadır.

4.3. Menşe Şahadetnamesi (Certificate of Origin)

Dış ticaret işlemlerinde bazı durumlarda ithalatçı, satın aldığı malın hangi ülkeye ait olduğunun gösterilmesini talep edebilir. Bu durumda ihracatçı tarafından bağlı olduğu Ticaret Odasına onaylatılmak suretiyle düzenlenen ve sevk edilen malın menşeini yani üretildiği veya yapıldığı ülkeyi gösteren bir belgedir. Mallar farklı bir ülkede üretilmiş veya yapılmış bile olsa, o ülkede geçirdiği işlem ile önemli bir değişikliğe uğramışsa o ülke menşeli sayılmaktadır. Menşe Şahadetnameleri gümrük vergilerinden muafiyet ve indirimden yararlanmak için kullanılır.

4.4. Özel Menşe Şahadetnamesi

Ülkemizin Genelleştirilmiş Tercihler Programı çerçevesinde ABD, Avusturya, Kanada, Japonya, Yeni Zelanda, Rusya Federasyonu ile GSP Sözleşmesi bulunmaktadır. Bu sözleşmeler kapsamında Türkiye’deki ihracatçıların bu ülkelerde uygulanan Tavizli Gümrük Oranlarından yararlanabilmeleri için ihracat aşamasında GSP sistemi için hazırlanmış, Özel Menşe Şahadetnamesi düzenlemeleri gereklidir. Ancak, bu ülkelerden birine yapılacak ihracatta, tavizli vergi oranlarından yararlanılabilmesi için, söz konusu ülke ile yapılan GSP sözleşmesi eki mal listesinde yer alması gereklidir.

Özel Menşe Şahadetnamesi, ihracatçının bağlı olduğu oda tarafından tasdik edilmektedir. Özel Menşe Şahadetnamesi Fransızca ve İngilizce olarak düzenlenmeli ve isim ve adresler dışında Türkçe ibareler bulunmamalıdır.

4.5. Çeki Listesi (Certificate of Weight )

Malların ağırlıklarını ağırlıklı bir şekilde gösteren, ihracat esnasında gümrüğe ibraz edilen belgedir. Bu belgede gösterilen ağırlıkların fatura ve konşimentoda belirtilen ağırlıklar ile uyum içerisinde olması gereklidir. Çeki Listesi, taşıma işlemleri esnasında tek tek açılıp sayılamayacak cinsteki mallar için büyük bir kolaylık sağlaması açısından da önemli bir belgedir. 

4.6. Paket/Koli Listesi (Packing List)

İhracat esnasında taşımaya konu olan malların tek tek her kolisinin içinde hangi tür ve miktarda mal bulunduğunu ve ağırlıklarını gösteren dökümleri içeren bir belgedir. Koli listesinde belirtilen sayıların fatura ve konşimentodaki mal adedi ile aynı olması gerekmektedir. Uygulamada genellikle koli listesi ile çeki listesi bir arada düzenlenmektedir.

4.7. Sağlık Raporu (Healt Certificate)

Genellikle bitkisel ve hayvansal ürünlerin ithal ve ihraç işlemlerinde gümrük tarafından talep edilen ve diğer evraklar ile birlikte bulunması zorunluluğu olan, ilgili ülkenin sağlık kuruluşları veya ilgili mercileri tarafından söz konusu malın sağlık kontrollerinin yapıldığını gösterir nitelikte düzenlenen belgeye sağlık raporu veya sağlık sertifikası denir.

4.8. Ekspertiz veya Analiz Raporu (Certificate of Cality or Analysis)

Bazı durumlarda ithalatçı veya ihracatçı yada bunların bulundukları ülke gümrükleri veya diğer bir yasal merci, dış ticarete konu olan malların bir ekspertiz tarafından analizini veya tetkikini isteyebilir. İthal ve ihraç konusu malın özelliklerinin tespitine veya tahliline gerek görüldüğü durumlarda yetkili makamlar veya alıcı firmanın belirleyeceği kişi ve kurumlarca yapılan incelemelerin sonuçlarını gösteren belgeye ekspertiz veya analiz raporu denir.

4.9. Gözetim Belgesi (Inspection Certificate)

Malların ithalatçının siparişine uygun olup olmadığını gösteren, ihracatçı ülkeden mallar henüz yola çıkmadan, ihracatçının ithalatçının talebi doğrultusunda uluslararası bağımsız bir gözetim şirketine veya ithalatçının tayin edeceği herhangi bir kişi veya kuruma malları kontrol ettirmesinden sonra düzenlettirdiği belgeye denir. 

Radyasyon Belgesi, Helal Belgesi gibi spesifik belgeler de vardır.