Tutulması Zorunlu Olan Defterler ve Tasdik Zamanları

Defter Tutmak Zorunda Olanlar

213 Sayılı Vergi Usul Kanununun 172. Maddesine göre aşağıda yazılı gerçek ve tüzel kişiler bu kanunun esaslarına göre defter tutmaya mecburdurlar;

1. Ticaret ve Sanat Erbabı,
2. Ticaret şirketleri,
3. İktisadi Kamu Müesseseleri,
4. Dernek ve vakıflara ait İktisadi İşletmeler,
5. Serbest Meslek Erbabı,
6. Çiftçiler.

Anonim Şirketler’de Tutulması Zorunlu Olan Defterler

1. Yevmiye Defteri
2. Defter i Kebir
3. Envanter
4. Pay Defteri
5. Yönetim Kurulu Karar Defteri
6. Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

Limited Şirketlerde Tutulması Zorunlu Olan Defterler

A.Ş.lerin tutacağı tüm defterleri LTD şirketlerde tutacaklardır. Tek fark ise A.Ş.lerdeki Yönetim kurulu karar defteri yerine LTD’lerde Müdürler kurulu karar defteri tutulacaktır.

İşletme Defteri

Tüm tacirler bilanço usulüne göre defter tutmak zorundadırlar. VUK’da belirlenen sınırların içinde bulunan ve tacir sayılmayan esnaflar, İşletme defteri tutmaya devam edeceklerdir.

Tasdik Zamanları

İlk Açılış Tasdikleri

Ticari defterlerin tamamının kuruluşta ve kullanılmaya başlanmadan önce ilk açılış tasdikinin yapılması gerekir. İşe başlanılan gün tasdik ettirilse dahi ceza kesilmez.

İzleyen Faaliyet Dönemlerindeki Açılış Tasdikleri

İlk açılış tasdikinin yapıldığı faaliyet dönemini izleyen faaliyet dönemlerinde ise, bu defterlerden yevmiye, defteri kebir, envanter ve yönetim kurulu karar defterinin, kullanılacakları faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar açılış tasdikinin yapılması gerekir.

Bir başka ifade ile hesap dönemi takvim yılı olanlar, bu defterlerin açılış tasdikini Aralık ayı sonuna kadar yaptırmaları gerekir.

Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunması kaydıyla, izleyen faaliyet dönemlerinde açılış tasdiki yapılmadan kullanılabilir.

Kapanış Tasdikleri

Yukarıdaki defterlerden yalnızca Yevmiye defteri ile Yönetim Kurulu Karar defterinin kapanış tasdiki yapılacaktır.

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 6455 sayılı Kanun ile değiştirilen 64. maddesi uyarınca yevmiye defterlerinin kapanış onayının izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar Noter'​​​e yaptırılması zorunludur. Son kaydın altına noterce ‘’Görülmüştür’’ yazılarak onaylanması gerekmektedir.

Özel hesap dönemine tabi olan işletmelerde ise mali yılı takip eden 6. Ayın sonuna kadar tasdik ettirilmesi gerekmektedir.

E-defter kullanıcılarının kapanış tasdiklerini noterden yaptırmasına gerek yoktur. Mali yılın son ayının sisteme yüklenmesi ve beratının alınması kapanış tasdiki anlamına gelmektedir. Kapanış tasdiklerinin zamanında yaptırılmaması veya yaptırılmaması durumunda TTK 562. Maddesi gereğince 5.209,00 TL idari para cezası ödenmesi gerekebilir.

Aynı Defterlerin İzleyen Faaliyet Döneminde de Kullanılmak İstenmesi Halinde Tasdik Zamanı

Eski Ticaret Kanunumuzda olduğu gibi yeni Ticaret Kanunumuzda da Pay Defteri ve Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defterleri dışında bu konu düzenlenmemiştir.(TTK Md.64/3)

Tasdik Yenileme başlığı altında bu konu VUK’da düzenlenmiştir.

VUK’na göre de tutulması zorunlu defterler olan Yevmiye ve Envanter defterlerinin boş sayfalarını ertesi yılda da kullanmak isteyenler, hesap dönemini takip eden ilk ayın içinde bu defterleri tasdik ettirerek kullanabilirler.(VUK Md.221,222)

Bir başka ifade ile, hesap dönemi takvim yılı olanlar, bu defterlerin tasdikini Ocak ayı sonuna kadar yaptırmak zorundadırlar.

Buna göre, yeterli yaprağı bulunan Pay Defteri ve Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defterleri açılış tasdiki yapılmadan, Yevmiye ve Envanter defteri ise hesap dönemini takip eden ilk ayın içinde tasdik ettirerek kullanılabilir.

Bu defterlerin dışında kalan defteri kebir ve yönetim kurulu karar defteri her dönem için yeniden temin edilerek açılış tasdikinin yapılması gerekir.